Notuleren met AI: kan dat? Thomas Tielen van de gemeente Wijchen ging op zoek naar het antwoord op die vraag en vond bij Emma Handson een mooie kans om samen de mogelijkheden én beperkingen te ontdekken. “Het is heel efficiënt. Ik ben er niet zoveel tijd mee kwijt en het kost minder dan een notulist.”
“Je merkt dat jullie voor kwaliteit gaan en dat is belangrijk.”
Gemeenteraadsvergaderingen
De vergaderingen van de gemeenteraad van Wijchen zijn altijd openbaar en worden ook uitgezonden. Toch werd het geschreven verslag gemist, vertelt Thomas, raadsadviseur en plaatsvervangend griffier bij de gemeente. “We hebben een tijd geen verslag gemaakt, omdat we toch een video-opname online hadden staan. Maar we kregen vragen van inwoners die het verslag misten en we liepen er ook zelf tegenaan: in notulen kun je veel gemakkelijker zaken terugzoeken dan in een video.”
Notuleren met AI
De gemeente Wijchen werkte al met Emma Handson samen voor het notuleren van de besloten vergaderingen. “Daarbij moet altijd een notulist aanwezig zijn”, verklaart Thomas. De vraag was of een notulist inhuren voor de openbare vergadering niet te veel werd, naast de video-opnames. “Wij vroegen ons af of de mogelijkheid er al was om met AI te werken, op een kostenefficiënte manier”, verklaart Thomas. “En dat was precies waar Emma Handson op dat moment mee bezig was.”
Pilot
De gemeente Wijchen werd de eerste pilotklant van HandsonMinutes, de AI-tool die Emma Handson zelf heeft laten ontwikkelen voor notuleren. “Samen hebben we gezocht naar de juiste manier van samenvatten”, benoemt Thomas. “Bij een gemeenteraadsvergadering is het belangrijk dat alle meningen goed naar voren komen, maar je wilt geen compleet transcript met eh’s en ah’s. Daarin zijn we vrij snel op een goed niveau gekomen.”
AI plus notulist
Emma Handson heeft tijdens de pilot veel geëvalueerd met de gemeente Wijchen. “AI is nog lang niet perfect”, weet Thomas. “AI begrijpt weinig van humor, of van de nuance in bijvoorbeeld een bezinning. Daarom is het fijn dat er bij HandsonMinutes altijd nog een notulist naar kijkt. Dat ondervangt veel van de problemen. Het mooie is dat het verslag in grote lijnen al goed is en dat wij er niet al te veel tijd aan hoeven te besteden.”
Veiligheid
Ook veiligheid is belangrijk, ook al zijn de vergaderingen openbaar. “De AI-ontwikkelingen gaan heel snel, dus je moet de veiligheid goed in de gaten houden”, vindt Thomas. “Zo vinden we het heel belangrijk dat jullie ervoor hebben gezorgd dat HandsonMinutes op een Europese server staat. Veel servers van AI staan in Amerika en dan weet je niet wat er dan met je gegevens gebeurt en wat de toekomst brengt. Een Europese server voelt veel veiliger.”
Kwaliteit
Thomas roemt ook de kwaliteit en de samenwerking met Emma Handson. “Jullie reageren snel en het is gemakkelijk contact met jullie op te nemen. Je merkt dat jullie voor kwaliteit gaan en dat is heel belangrijk. Jullie nemen onze feedback ook serieus. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar dat is lang niet altijd zo en dus echt onderscheidend voor jullie.”
Aanrader
Thomas ziet HandsonMinutes als een mooie oplossing voor meer gemeenteraden. Hij vat samen: “Het is heel efficiënt. We zijn er niet veel tijd mee kwijt en het kost minder dan een notulist. We hebben de pilot als heel prettig ervaren.”
Dankjewel Thomas!
Wil je meer weten over de gemeente Wijchen? Kijk dan www.wijchen.nl
De gemeenteraadsvergaderingen zijn terug te kijken op https://wijchen.bestuurlijkeinformatie.nl/.
Wil je meer weten over notuleren met of zonder AI? Neem dan contact met ons op. We kijken graag samen wat voor jou de beste oplossing is.
“Het is heel efficiënt. Ik ben er niet zoveel tijd mee kwijt en het kost minder dan een notulist.”