AI is here to stay en wij ‘moeten er iets mee’. Zoveel is wel duidelijk. Maar waarom zijn we aan de lastige taak begonnen om een eigen notuleertool te ontwikkelen? Waarom niet een tool uitkiezen en daarmee aan het werk gaan? Franka legt het graag uit: “We houden graag de regie in handen, ook al brengt dat weer heel nieuwe uitdagingen met zich mee.”
AI en notuleren
Welke invloed gaat AI krijgen op notuleren? Niemand die het precies weet, maar dat het komt, is zeker. Hoe vaak heb jij al de vraag gekregen: “Notuleren? Doet AI dat niet gewoon?” Nou, ‘gewoon’ zeker niet en al helemaal (nog) niet op het niveau waarop wij dat doen. Franka: “Ook ik krijg die vraag steeds meer. AI wordt immers al veel gebruikt voor oplossingen die met taal te maken hebben. Notuleren – of misschien meer: samenvatten – is een van de dingen waarvoor AI al wordt ingezet. Er is dus al veel op dit gebied, maar er is nog geen goede, veilige notuleertool in het Nederlands. Er zijn wel allerlei partijen mee bezig en dat willen we niet afwachten. Daarom doen we het zelf.”
Onze klanten
Franka legt uit: “Onze notuleerklanten komen om verschillende redenen bij ons: continuïteit is er daar een van, maar dat is juist iets wat AI zou kunnen bieden, als er een goede tool is. Inhoud en kwaliteit zijn een tweede belangrijke reden en daarop winnen we het (nog) van AI. Onze notulisten snappen veel beter dan AI de complexiteit van de inhoud en wat voor notulen nodig zijn voor een bepaald soort vergadering. Ten slotte hebben we nog vertrouwelijkheid: klanten weten dat hun gegevens bij ons in goede handen zijn.”
Het rampscenario
“Om al deze redenen blijven onze klanten het liefste bij ons”, weet Franka. “Maar wat als er een andere partij komt met een AI-tool die sowieso continuïteit biedt en (net) voldoende kwaliteit en vertrouwelijkheid, tegen de helft van de kosten? Ook onze klanten letten op de kosten, dus dan zijn ze zeker geneigd om die tool op zijn minst uit te proberen. Je hebt nog wel kans dat ze daarna bij ons komen om de notulen te verfijnen, maar dat betekent dat wij met een externe tool moeten werken, waarop we geen invloed hebben. Wij zijn dan de controle kwijt, over ons werk en over de tool.”
De voordelen van een eigen tool
Dan kunnen we beter zelf met die tool komen, dus? “Precies”, zegt Franka. “Klanten gaan liever met ons als vertrouwde partij testen dan dat ze met een onbekende derde partij in zee gaan. We geven met de lancering van HandsonMinutes onze klanten het vertrouwen dat we de kosten (binnenkort) kunnen verlagen. Daardoor is de kans groter dat ze op ons willen wachten. We herbevestigen onze naam op het gebied van notuleren en innovatie en zijn er tegelijkertijd nog steeds voor klanten die (nog) niet in AI geloven”
Nieuwe klanten
Franka benadrukt dat we ons geen zorgen hoeven te maken over ons werk. “AI zorgt juist voor nieuwe kansen! Met HandsonMinutes houden we onze klanten vast en kunnen we nieuwe klanten en marktsegmenten aanboren. We kunnen immers sneller uitwerken en blijven toegevoegde waarde bieden aan bestaande én nieuwe klanten. AI zorgt ervoor dat we samen nog meer klanten kunnen helpen.”
Het ontwikkelen van de tool
En nee, zo’n tool is er niet zomaar: “De veiligheid is geborgd en dat is het allerbelangrijkste voor lancering, maar inhoudelijk zijn we er nog lang niet”, geeft Franka toe. “AI moet, net als een nieuwe collega, ‘leren’ wat goede notulen zijn voor een bepaald type vergadering. Maar dat gaat veel langzamer. Al die verschillende notulen (op spreker of niet, uitgebreid of alleen een actielijst en alles daartussenin) moet je handmatig ‘prompten’ (als opdracht meegeven). Bovendien kost het verwerken van een transcript of een samenvatting veel meer serverruimte dan je zou denken. Er rolt dus niet binnen vijf minuten een samenvatting uit de tool, maar dat kan gerust een dag duren. Gratis is het dus ook niet.”
Nieuw product
Alles bij elkaar kost het ontwikkelen en lanceren van de tool veel tijd. “We zijn bezig met marketing, het maken van nieuwe contractvormen met klanten, sales naar nieuwe en bestaande klanten en het opzetten van een klantenservice, zodat gebruikers bij ons terechtkunnen met vragen en problemen”, somt Franka op. “HandsonMinutes is echt een heel nieuw product. Superuitdagend, maar ook superleuk. Ik heb er alle vertrouwen in dat het gaat lukken en wil ook jullie dat vertrouwen geven. Uiteindelijk willen we wat we altijd al wilden: tevreden klanten én tevreden collega’s!”