Notuleren uitbesteden
Notuleren uitbesteden

Een belangrijke vraag die diverse organisaties aan ons stellen is: waarom zouden we het uitwerken van notulen uitbesteden?

Notuleren uitbesteden levert een tijd- en kostenbesparing op

Afhankelijk van de gekozen uitwerkvorm en de ervaring van de notulist, is een uitwerktijd van 1,5 tot 4 uur per vergaderuur nodig. Door het uitwerken van notulen uit te besteden houden medewerkers binnen de organisatie tijd over voor andere structurele werkzaamheden. Daarnaast notuleren onze notulisten dagelijks waardoor ze snel op efficiënte wijze in staat zijn de vergadering samen te vatten.

Inhuren neutrale notulist

Partijdigheid dient te allen tijde te worden voorkomen bij de uitwerking van notulen. Door de inzet van een onafhankelijke derde partij, een neutrale notulist, wordt onpartijdigheid gegarandeerd bij de verslaglegging van de vergadering.

Plan direct een notulist

De medewerker binnen de organisatie kan zich door de inzet van een externe notulist richten op één rol binnen de organisatie

Een notulist dient zich volledig te kunnen focussen op de inhoud, besluiten en de actiepunten van de vergadering. Notulisten binnen de organisatie zijn vaak naast het uitwerken van de notulen ook inhoudelijk betrokken bij de vergadering. Dit kan ten koste gaan van de kwaliteit van de notulen. Om dit te voorkomen is de inzet van een externe notulist een zeer geschikte oplossing.

Privacy

Vertrouwelijk omgaan met gevoelige gegevens is voor onze notulisten een vanzelfsprekendheid. Alle notulisten hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend en kennen het belang van het vertrouwelijk omgaan met bedrijfsgegevens. Daarnaast hebben ze geen enkel belang bij de inhoud van de notulen. De notulen worden daarnaast –indien gewenst- met een veiligheidscode, encrypted, via e-mail verstuurd. Op deze manier garanderen wij dat vertrouwelijke gegevens daar komen waar ze horen, bij de organisatie zelf.

Notuleren uitbesteden betekent kwalitatief, hoogwaardige notulen

Onze notulisten beschikken over jarenlange notuleerervaring in verschillende branches. De deskundigheid, kennis en vaardigheden zijn niet altijd binnen de eigen organisatie aanwezig. Een externe notulist kan tevens desgewenst de vergadering adviseren over een efficiënte en effectieve wijze van vergaderen en komt tot complete notulen.

Flexibiliteit notulist

Diverse vergaderingen, zoals bijvoorbeeld bestuursvergaderingen, vinden geregeld plaats buiten reguliere kantoortijden. Een beroep doen op eigen medewerkers is dan niet altijd mogelijk. Onze notulisten zijn flexibel en inzetbaar buiten kantoortijden, dus ook in de avonduren en in het weekend.

Notuleren in Engels / Frans / Duits

Indien internationale gesprekspartners deelnemen aan de vergadering, is het wenselijk dat de notulist desondanks de inhoud van de vergadering kan volgen. Daarnaast dienen de agendapunten soms in een andere taal genotuleerd worden. Deze kennis en expertise is niet vanzelfsprekend binnen de eigen organisatie aanwezig. De agendapunten worden desgewenst in een vreemde taal genotuleerd of vertaald naar het Nederlands.

Emma kan ook jou helpen!